Lintaskaltim.com, BALIKPAPAN – Balai Besar Karantina Hewan, Ikan, dan Tumbuhan Kalimantan Timur (Karantina Kaltim) terus mendorong transformasi digital dalam tata kelola organisasi melalui pengembangan Sistem Informasi Manajemen Karantina Kalimantan Timur (SIMKALTIM).
SIMKALTIM merupakan sistem berbasis web yang dikembangkan untuk mengintegrasikan berbagai layanan manajemen internal dalam satu platform. Kehadiran sistem ini menjadi bagian dari upaya Karantina Kaltim menciptakan tata kelola administrasi yang lebih cepat, efisien, transparan, dan akuntabel. Konsep yang diusung oleh SIMKALTIM adalah “Satu Data, Satu Akses, Tanpa Tumpukan Kertas.”
Pengembangan SIMKALTIM dilatarbelakangi oleh kebutuhan untuk mengatasi berbagai kendala administrasi yang sebelumnya masih dilakukan secara manual. Proses tersebut antara lain menimbulkan risiko dokumen tercecer atau hilang, pencarian arsip yang membutuhkan waktu, duplikasi pencatatan antarbagian, kesalahan dalam rekapitulasi, serta keterlambatan penyusunan laporan kinerja.
Melalui SIMKALTIM, proses administrasi internal diarahkan menjadi lebih terintegrasi dan mudah dipantau. Sistem ini mencakup berbagai kebutuhan layanan, mulai dari administrasi kepegawaian, pengelolaan Barang Milik Negara (BMN), pengadaan barang dan jasa, pengaduan internal, informasi dan dokumentasi, hingga monitoring dan pelaporan.
Sejumlah fitur juga disiapkan untuk mendukung aktivitas pegawai sehari-hari. Di antaranya adalah pengajuan cuti dan izin secara daring, absensi kegiatan, pengajuan perbaikan BMN beserta pemantauan statusnya, pengajuan dan pencatatan penggunaan kendaraan dinas, serta pengelolaan pemeliharaan kendaraan.
Selain itu, SIMKALTIM menyediakan fitur pengajuan kebutuhan barang dan jasa beserta alur persetujuannya, penyimpanan notulensi rapat, evaluasi penyedia barang dan jasa, monitoring peminjaman peralatan, serta bank data untuk menyimpan informasi administrasi secara terstruktur dalam satu sistem.
Sistem tersebut juga dilengkapi dengan dashboard terintegrasi untuk menampilkan ringkasan data dan indikator kinerja, analitik dan monitoring perkembangan proses, pengelolaan pengguna dan hak akses, serta pengaturan sistem. Pengembangan ini diarahkan untuk membangun ekosistem digital yang mendukung pengelolaan data secara lebih efektif dan aman.
“Transformasi dari sistem manual menuju digital diharapkan memberikan dampak nyata terhadap efisiensi kerja. Berdasarkan proyeksi dalam pengembangan SIMKALTIM, waktu pencarian dokumen yang sebelumnya dapat mencapai sekitar satu jam dapat dipangkas menjadi sekitar 5–10 menit. Penggunaan kertas juga diproyeksikan berkurang sebesar 5070 persen, sementara efisiensi waktu kerja ditargetkan meningkat pada kisaran yang sama,” ungkap Agus Ali Hamzah selaku Kepala Bagian Umum Karantina Kaltim yang merupakan penggagas aplikasi SIMKALTIM tersebut.
Lebih dari sekadar memindahkan proses administrasi ke platform digital, SIMKALTIM dirancang untuk memperkuat pengambilan keputusan berbasis data. Ketersediaan informasi yang lebih terstruktur dan dapat dipantau secara real-time diharapkan membantu pimpinan dalam melakukan monitoring serta mengambil keputusan secara lebih cepat dan tepat.
Pengembangan SIMKALTIM juga sejalan dengan agenda transformasi digital pemerintahan dan Reformasi Birokrasi Berdampak. Sistem ini diarahkan untuk mendukung terwujudnya layanan internal yang lebih cepat, transparan, akuntabel, dan paperless, sekaligus memperkuat tata kelola organisasi yang efektif dan berorientasi pada kinerja.
Keberlanjutan implementasi SIMKALTIM turut didukung melalui standardisasi prosedur operasional, monitoring penggunaan sistem secara berkala, penyediaan mekanisme umpan balik pengguna, serta pengembangan kapasitas pegawai melalui bimbingan teknis dan pelatihan. Dengan pengembangan tersebut, Karantina Kaltim menempatkan digitalisasi bukan sekadar sebagai perubahan cara kerja, tetapi sebagai bagian dari upaya meningkatkan kualitas tata kelola dan kinerja organisasi. SIMKALTIM diharapkan dapat menjadi fondasi layanan manajemen internal yang semakin efektif, terintegrasi, dan adaptif terhadap kebutuhan organisasi di era digital. (*)
